1) من هو أمين الصندوق؟

أمين الصندوق هو عضو من لجنة الإدارة يتم انتدابه لهذه المهمة، ويكون مسؤولًا عن حفظ أموال الجمعية وإدارة الصندوق والصرف ضمن قرارات لجنة الإدارة، مع ضوابط تمنع الأخطاء والتجاوزات.

2) واجبات أمين الصندوق (مختصرة وواضحة)

حسب النظام، مهام أمين الصندوق تشمل:

1. حفظ الأموال التي تخص الجمعية في الصندوق، والإشراف على الصرف وفق القرارات والأصول.
2. متابعة صحة القيود المدونة في دفاتر الصندوق مرة كل أسبوع، ويتم ذلك بحضور المحاسب (إن وجد) للتأكد من صحة القيود دون أن يمارس أمين الصندوق العمل المحاسبي بنفسه.
3. تمييز/تحديد الرصيد النقدي عندما تطلب لجنة الإدارة أو المؤسسة التعاونية/دائرة مراقبة الحسابات ذلك.
4. الالتزام بعدم الاحتفاظ في الصندوق بأكثر من المبلغ الذي تحدده الهيئة العامة في أي وقت.
5. عدم التوقيع منفردًا: لا يجوز لأمين الصندوق التوقيع على أي مستند/صرف إلا مع توقيع عضو آخر من لجنة الإدارة والختم الرسمي (التوقيع الثنائي + الختم).
6. لا صرف بدون موافقة: لا يجوز لأمين الصندوق صرف أي مبلغ إلا بعد موافقة لجنة الإدارة.
7. مسؤولية مباشرة: يكون أمين الصندوق مسؤولًا عن أي نقص أو فقدان لأي مبلغ من الصندوق.
8. ممنوع أن يقوم بالمحاسبة: يحظر على أمين الصندوق القيام بالأعمال المحاسبية في جميع الحالات.

3) الفرق بين “الصندوق” و“المحاسبة” (مهم جدًا)

أمين الصندوق = حفظ المال + صرف وفق قرار + توقيع ثنائي + ضبط الرصيد

المحاسب = تسجيل محاسبي/قيود/مطابقة/تقارير

النظام واضح: أمين الصندوق لا يمارس المحاسبة.

4) قواعد أمان مالية (تمنع المشاكل)

هذه القواعد ليست “تفاصيل” — هي حماية للتعاونية وللأعضاء:

1. حد أعلى للنقد داخل الصندوق (لتقليل المخاطر)
2. توقيعان + ختم رسمي (لتقليل الاحتيال أو الخطأ)
3. صرف فقط بعد قرار لجنة الإدارة (لمنع الصرف العشوائي)
4. مسؤولية أمين الصندوق عن أي نقص/فقدان (لرفع الجدية والانتباه)

5) اختبار سريع (60 ثانية)

1. هل يحق لأمين الصندوق الصرف بدون موافقة لجنة الإدارة؟
2. هل يحق له التوقيع لوحده على مستندات الصرف؟
3. ما الحد الأقصى للنقد داخل الصندوق؟ ومن يحدده؟
4. من المسؤول إذا حصل نقص أو فقدان في الصندوق؟
5. هل أمين الصندوق يقوم بالمحاسبة؟

6) الإجابات النموذجية (مختصر)

1. لا — الصرف فقط بعد موافقة لجنة الإدارة.
2. لا — لازم توقيع عضو آخر + الختم الرسمي.
3. المبلغ تحدده الهيئة العامة.
4. أمين الصندوق مسؤول عن أي نقص/فقدان.
5. لا — ممنوع يقوم بالأعمال المحاسبية.