1) ما هي لجنة الإدارة؟

لجنة الإدارة هي الجهة المنتخبة التي تتولى إدارة شؤون الجمعية/التعاونية، وتتخذ القرارات الإدارية وتنفّذ أعمال الجمعية وفق النظام والقانون، وتعمل ضمن صلاحيات محددة وتحت رقابة الهيئة العامة.

2) كيف تتشكل لجنة الإدارة وكيف تعمل؟

• تتولى إدارة شؤون الجمعية لجنة إدارة لا يقل عدد أعضائها عن (3) أعضاء.

• يتم انتخاب أعضاء اللجنة بالاقتراع السري من الهيئة العامة. 

• عند شغور مقعد في اللجنة أثناء الدورة، يتم ملؤه وفق آلية الأصوات/البديل المذكورة في النظام. 

• تزول العضوية إذا خالف عضو اللجنة ما ورد بالنظام، أو إذا تغيب عن (3) جلسات متتالية دون عذر مقبول (مع تبليغه بموعدها).

• اللجنة تعقد اجتماعاتها عند الضرورة، ويجب عقد اجتماع مرة واحدة على الأقل كل ثلاثين يومًا، ويجوز دعوة لاجتماع غير عادي للأعمال المستعجلة. 

• قرارات اللجنة تكون بالأغلبية، وصوت الرئيس مُرجّح عند تساوي الأصوات.

• يجوز للجنة تشكيل لجان مساعدة (على ألا يقل عدد أعضاء اللجنة المساعدة عن 3) وتحديد واجباتها ومسؤولياتها. 

• يجب تدوين كل أعمال اللجنة في دفتر محاضر جلسات يوقع عليه جميع الأعضاء الحاضرين. 

3) واجبات لجنة الإدارة (واجبات تشغيلية + قانونية + مالية)

هذه هي “قائمة الواجبات” التي تُلخّص ماذا يجب على لجنة الإدارة أن تفعل عمليًا:

(أ) الالتزام بالقوانين والأنظمة

1. مراعاة جميع معاملات الجمعية ضمن القوانين والأنظمة المرعية. 

2. اعتماد الأصول والنماذج والسجلات اللازمة لحفظ القيود والمعاملات، وبما يتوافق مع أصول مسك الدفاتر. 

(ب) الرقابة المالية والمحاسبة

3. الإشراف على الحسابات ودفاتر المصروفات. 

4. تقديم الكشوفات المطلوبة في مواعيدها لجهات الإشراف المختصة. 

5. إعداد الموازنة العمومية والحسابات الختامية للسنة المنتهية وعرضها على الهيئة العامة مع تقرير مدقق الحسابات وتقرير اللجنة. 

6. إعداد الموازنة التقديرية للسنة الجديدة وعرضها على الهيئة العامة.

7. تعيين مدقق حسابات وتزويده بالمعلومات والوثائق المطلوبة. 

(ج) الإدارة والموارد الشرية

8. إعداد الأحكام الإدارية (بما فيها الموظفون/المستخدمون/اللوازم/الانتقال/السفر) وعرضها على الهيئة العامة لإقرارها. 

9. تعيين الموظفين/المستخدمين ضمن الأنظمة والتعليمات، وتحديد الرواتب والإجازات والإجراءات التأديبية وحقوق وواجبات العاملين، بشرط عدم تعارضها مع قانون العمل والأنظمة. 

10. النظر في التقارير الرقابية واتخاذ الإجراءات اللازمة بشأنها. 

11. قبول الأعضاء الجدد. 

(د) التحصيل والالتزامات والمنع من تضارب المصالح

12. تحديد إجراءات وطرق تحصيل المبالغ المستحقة للجمعية، ولها فرض غرامات على الأعضاء المقصرين. 

13. لا يجوز للجنة تخصيص رواتب/مكافآت لقاء توظيف أي عضو من أعضائها. 

14. لا يجوز منح أي عضو مكافأة أو بدل أتعاب (أو أي مسمى آخر) إلا بقرار من الهيئة العامة يُتخذ دوريًا. 

15. يحظر على أي عضو من لجنة الإدارة، بصفته الشخصية، القيام بأي عمل من الأعمال التي تزاولها الجمعية أو يتعارض مع مصالحها. 

(هـ) العمل المؤسسي والتمثيل وحل الخلافات

16. دعوة الهيئة العامة للاجتماع. 

17. اتخاذ تدابير تخصيص نسبة من المال للفائض السنوي لتعويض النقص الحاصل في الأموال المنقولة وغير المنقولة. 

18. تسهيل مهمة التدقيق على دفاتر وسجلات ومستندات الجمعية لأي شخص مخول بذلك. 

19. انتداب مفوض لتمثيل الجمعية/أي هيئة منتخبة في حال نشوء خلاف يتعلق بأعمالها أو الدفاع عنها أمام الجهات المختصة، حسب ما يقتضيه النظام. 

20. إصدار القرارات والأوامر والتعليمات التي تراها مناسبة لحسن إدارة مشاريعها ضمن حدود النظام، وتكون نافذة وملزمة للأعضاء. 

21. إذا خالف أي عضو قرارات/تعليمات اللجنة أو تسبب ضررًا للجمعية، يلزم بالتعويض وفق ما يحدده النظام. 

4) “حدود الصلاحية” ببساطة

لجنة الإدارة لا تعمل خارج القانون أو النظام. وهي مسؤولة عن أي خسائر تنتج عن عدم مراعاة القوانين والأنظمة ضمن حدود صلاحياتها. 

5) اختبار سريع (5 أسئلة) — لتعزيز الفهم

1. كم مرة على الأقل يجب أن تجتمع لجنة الإدارة؟

2. ماذا يحدث عند تساوي الأصوات في قرار ما داخل اللجنة؟

3. هل تستطيع لجنة الإدارة منح مكافأة لعضو فيها دون قرار من الهيئة العامة؟

4. ما الذي يجب عرضه على الهيئة العامة سنويًا بخصوص الحسابات؟

5. اذكر مثالًا على تضارب مصالح ممنوع على عضو لجنة الإدارة القيام به.

(إجابات نموذجية: ستجدها أسفل الصفحة في “ملخص المتعلم”)

6) قائمة “جاهزية المرشح” قبل دخول لجنة الإدارة

إذا بدك تكون عضو لجنة إدارة فعلاً، لازم تكون مرتاح مع:

• حضور اجتماع كل شهر على الأقل

• قراءة محضر وتوقيع محضر

• فهم أساسيات الموازنة والحسابات

• الالتزام بالشفافية والرقابة

• عدم تضارب مصالح

• القدرة على تنفيذ قرارات ومتابعة موظفين/مستخدمين إن وجدوا

7) ملخص المتعلم (إجابات الاختبار)

1. مرة واحدة على الأقل كل 30 يوم. 

2. يكون صوت الرئيس مُرجّحًا. 

3. لا، إلا بقرار من الهيئة العامة (مكافأة/بدل أتعاب). 

4. الموازنة العمومية والحسابات الختامية + تقرير مدقق الحسابات وتقرير اللجنة. 

5. أي عمل شخصي يزاول نشاط الجمعية أو يتعارض مع مصالحها.